【Excelは】シェフパティシエが教える、絶対使った方がいい表計算アプリ Googleスプレッドシートのススメ【時代遅れ？】

どうも！

某企業で、現役シェフパティシエとして働く【スイーツだいすき大男】です。

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今回のテーマは

シェフパティシエが教える、絶対使った方がいい表計算アプリ Googleスプレッドシートのススメ

パティシエ業務でのPCスキルの重要性は以前も説いてきました。今回は具体的に会社員でも個人飲食店でも良く使われるオフィスソフトとして【ExcelやWordなど】があります。

オフィスソフトの中でも良く使われるのが、表計算ソフトのExcelですが代替品として十分役に立つ・むしろ近年では個人的には上回っているとさえ思う

Googleスプレッドシートについて簡単に解説していきます。

Googleスプレッドシートとは
Excelとの違い
昔に比べて使いやすくなっている
最大の特徴は【クラウド管理】

Googleスプレッドシートとは
Excelとの違い
昔に比べて使いやすくなっている
最大の特徴は【クラウド管理】
まとめ

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートは、Googleが提供する無料かつクラウド管理の表計算ソフトです。

Google スプレッドシート: オンラインスプレッドシートとテンプレート | Google Workspace

Google スプレッドシートでは、オンラインスプレッドシートを作成できます。あらゆるデバイスからリアルタイムで共同編集できます。また、AI を活用してフォーマットや分析データなどを生成できます。

はい、なんのこっちゃと思いますよね。私もそう思っていました🤣そもそも

小男

「表計算ってなんぞや…ってかクラウド？」

という感じでした。順番に解説していきます。

ちなみに、私は初めて触ったことがある表計算ソフトはExcelでしたが、当時はアルバイトしていた居酒屋の【レジ〆作業の売上入力】に使っていました。

ですが当時はExcelという認識ではなく【パソコンのなにか】という理解でした（というか、興味なかったです、、、）

いろいろな使い方をしますが、基本ベースは【表計算】です。「枠の中に任意の数字を入れて、計算式を入れることで様々なオリジナルの計算ができる・作れる表」です。更に数字以外にも文章打ち込み・画像挿入もすることができますよ～というものです。

例えば【ここに今日の売上を打ち込むと、今月の目標売上比率・達成率・利益率がわかる】表を作ることができます。この機能が基本かつ・表計算ソフトの性能を最大限に使うことができます。

もちろん「計算を何もしないただのメモ・日記帳」にすることもできます。正直もったいない使い方ですが、【表計算？よくわからない】という人は、この使い方が多いかと思います。（私も最初はそうでした）

「Excel方眼紙」なんていう【機能を台無しにしている使い方】として、少し馬鹿にした言い方もあるくらい【表計算ソフトはちゃんと使いこなすことができない】人が多いです。

表計算ソフトは間違いなく使えた方が業務効率も向上できますし、企業では資料関係・データ整理で使う機会が多いので、使える方がいいです。

今からでも遅くないので、実際触ってみることをお勧めします。

Excelとの違い

Excelは【マイクロソフト】が提供する表計算ソフト。
スプレッドシートは【Google】が提供する表計算ソフト。

ぱっと見では【ほぼ一緒】です。というか、それぞれ相互でデータのインポート・ダウンロードができます。つまり

Excel→スプレッドシートに変換
スプレッドシート→Excelに変換

ができるということです。（一部互換性がない点もあります）【関数】という表計算ソフト独自の計算式もほとんど同じです。

関数に関してはこちらをどうぞ（準備中）

見た目も同じで使える機能もほとんど一緒ですが、最大の違いは【クラウド管理】【有料と無料】という点です。

ExcelはMicrosoft社のオフィスソフト・有料です。（無料版もありますが使い物にならないです。）
スプレッドシートは無料です。Googleアカウントさえあればいつでも・誰でも使うことができます。

一度購入すれば半永久的に使えるので、コスパがいい投資といえます。実際ほとんどの会社用PCにはインストールされているでしょう。

【クラウド管理】 に関しては後述します。

さて、ここで少し勘のいい人は気付くかもしれません。ネットにつなぎながら使うアプリやソフトは動作に負荷がかかります。ネットゲームなんかは回線スピードが遅いとまともにできないです。つまり

【オフラインで使えるExcelよりも動作が重い（遅い）】

となります。

初めて触った８年前くらいの当時、軽く触ってみて「あーもっさりしてて遅いなー、使いにくいなー」と思っていました。そのため、当時は見向きもしませんでしたがこれも過去の話です。

昔に比べて使いやすくなっている

こちらに関しては何が直接的な原因かわかりませんが、現状では全く問題なく使えます。

昔は、

大男

「みんなで一緒にアクセスできるなら便利！現状使っているExcelのシフト表をスプレッドシートに移行しよう！」

と思い立ち、試したところ様々な問題点が…

複数人数で同じファイルにアクセスするとフリーズする
既存の関数・マクロ（自動化システム）がうまく動かなくてエラー
動作がめちゃくちゃ遅い（起動・使っている最中）

せっかく効率化を目指したのに結果効率が悪くなってしまうという感じでした。

ですが今では

問題なく複数人数でアクセス可能
むしろExcelにない関数・システムが使える
動作もストレスがかからない程度に早い
スマホでもアクセス可能

と、昔は多かった悪い箇所が少なくなっています。

スマホの普及や、ネット回線の速度向上、PCスペックの向上、スプレッドシートのアップデート、様々な要因があるかと思いますが、ともかく2021年現在は問題なく使えるので

「昔触ってみたけどイマイチだったな～」なんて印象のある方は、ぜひもう一度チャレンジしてみてください。

最大の特徴は【クラウド管理】

さて、クラウド管理について説明します。

クラウドとは、簡単に言うと【インターネット上にある引き出し】の事です。引き出しの中に物を入れることはできませんが、写真や情報等のデータを入れることができます。

この引き出しはインターネットにつながっていれば、いつ・どこでも・だれでも中身を見たり取り出したりすることができます。

目に見えないもの専用の四次元ポケットみたいなものです。（ド〇えもんの時代が実はすでに来ていたのです…！！！）

今回の場合は

Excelはオフライン・つまりPC内の内部ストレージや社内イントラネットワーク内のデータ。

スプレッドシートはオンライン・つまりデータはネット上にあります。

こんなイメージになります。

そのため、スプレッドシートはリアルタイムでのバックアップ・さらに複数人による同時編集も可能です。引き出しの中にあるノートに、みんなで書き込めるよ！ということです。権限さえフリーにすればネットにつなげることができる誰とでも、同時に同じファイル編集することができます。（逆に特定の人にしか見えないように設定することもできます）

Excelは誰かが同じファイルを開こうとすると【編集中のため～】という文言が出て、他の人が編集できなくなってしまいます。

よくあるのが、社内で他の部署の人がファイルを開きっぱなしにして外出。使おうと思った他の人はデータが開かない！となるパターン。どのパソコンでデータを開いているかはわかるようになっていますが、そのパソコン名が【SAHー４００１２ーSTA】みたいな謎の数列で記された名前！どこの誰のパソコンかわからず声をかけまくる…

なんて経験、誰しもが通る道です。私の会社は当時こんなことがめちゃくちゃ多かったです🤣

もちろん完全な互換性はないですが、基本的にはExcelで出来ることはスプレッドシートで殆どできます。

また、スプレッドシートはネット上の情報やサービスとリンクすることができます。

少しの勉強と慣れが必要ですが、例えば