どうも！
某企業で、現役シェフパティシエとして働く【スイーツだいすき大男】です。
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今回のテーマは
パティスリーの在庫チェックに！見える化とは
業務効率化・問題解決においての古くからのオーソドックスな手法の「見える化」有名なトヨタ自動車の生産工場現場から生まれた言葉です。聞いたことがある人もいるかも知れません。（私は昔知りませんでした🤣）
見える化を実践すると職場の業務問題解決が出来ます。つまり仕事のやりやすさに直結するということです。
- 見える化とは
- 大事なのは「見える」ための仕組みを作ること
- パティスリーでの具体例
- 何のために使うかが重要
上記に沿って解説を行っていきます。
しっかり理解して、自分の職場でも実践してみましょう。
見える化とは
最初に【見える化】の説明です。
ちなみに余談ですが、文法としての「見える化」は日本語としてはおかしいので、調べるとそんな意見がチラホラ出てきます。ですが標語なんてそんなものです。違和感を感じるからこそ、普段と違うことが出来る＝やる意味があるとも言い換えることが出来ます。
普段と変わらないということは、改善できないとも言えますよね。まずは揚げ足を取る前に本質をしっかり捉えて、自分に得する部分をしっかり獲得しましょう😎
話がそれましたが簡単に言うと、
目には見えにくいものを具体的に見えるような形に変えること
これが見える化の意味合いになります。
- 材料の在庫数
- 予約数とケーキの仕上げ予定数
- 1日の仕込みスケジュールや予定表
こんなかんじの【目には見えないもの・わかりにくいもの】を【見てすぐ現状把握できるもの】にする事。それが見える化の基本になります。
それこそ身近な例で言えば
- ごみ捨ての曜日をカレンダーに記入
- トイレットペーパーの在庫場所を決めておく
これだって立派な見える化の第一歩です。ですがビジネスでの【見える化】は厳密にいうとすこし足りないです。それは「仕組みがあるどうか」です。より詳しく説明します。
大事なのは「見える」ための仕組みを作ること
あくまで上記の見える化は本来の目的の半分までしか達成してません。本質は
【見えるための仕組みまで作り込む事】が重要です。
例えば
→在庫場所を決めて、数がすぐわかるような収納方法にして、補充したときに少なくなっていたら【買い物ボード】に記入する。
このように、「見える化」したことでわかりやすくなった見えにくい物の管理（トイレットペーパーの在庫）が、しっかりと出来る仕組みを構築する事（少なくなってきたら記入する仕組み）。これが見える化の本質です。
あくまでもパティスリーのような【お菓子をパティシエが作る】というビジネスモデルである以上、チェックやタスク処理は人間が行うものです。ヒューマンエラー（人的ミス）は絶対に起こります。
ミスをするのは仕方がないですが、なるべくミスは減らしたい。ならばミスが少なくなるような【環境・動きを作る】これが見える化の目的と狙いになります。
ちなみにルールを決めるだけでは見える化になりません。
「こうやって動くから、ここに設置したらわかりやすいよな」
「ここにあれば、確認がしやすい」
など、実際に動く人の気持ちになって、効率よく自然な流れで行動ができるようにして初めて「仕組みまで作り込む事が出来た」となります。
パティスリーでの具体例
パティスリーは様々なスイーツ・お菓子を製造・販売する環境にありますが、実践できる箇所はたくさんあります。
一番身近なところで材料管理に着目しましょう。ショートケーキを作るときに生クリームを使う場合、冷蔵庫にある生クリームの量を確認。
「残りこれくらいかー、なんとなく大丈夫かな！」
これではいつか発注抜けがあり、仕込めなくなる場合があります。どうすればいいでしょうか。
例えば
- 一週間あたりの予約数を確認（平均台数の把握）
- 生クリームの在庫をわかりやすくする（しまう場所を決める）
- 一週間の使用数を計算、生クリームの賞味期限と逆算した必要数を把握
上記を設定します。後は、作業の流れを確認して見える化を行います。この時、わかりやすく導線を邪魔しないように細かく設定して考えます。
- 予約を確認する日付・時間を決める
- 予約数に合わせた定数を設定して、残り＊＊個になったら発注するために表に記入するOPにする
- 定数は、「平日＊＊個、週末＊＊個」のようにわかりやすく、生クリームが閉まってある冷蔵庫に張り出しておく。
- 定数以上に収納できないような冷蔵庫のストックスペースにする
- 使用数を都度記入して、毎週の使用予定数と実際に使用した数をカウント、照らし合わせをして都度定数修正していく
あくまで例ですが、実際に仕込んでいく動きに合わせたOPの構築を意識しましょう。
何のために使うかが重要
見える化には管理面の他にもう一つ重要な要素があります。それは
【それが本当に必要なものか見極める】事ができます。
在庫確認は、たしかに毎日行ったほうがミスは少ないでしょう。ただそうなると時間が余分にかかり、生産性が下がってしまいます。時間がいくらあっても足らなくなってしまいます。
上記のように、決められたルールで業務を行っていき【実際の使用数と発注数を確認すると、1週間あたりの使用数に大きなブレはなかった】ということがわかったとします。
であれば、週に一回在庫数を確認、発注定数を決めてルーティーン可すれば【確認】と【管理】の2つの手間を減らすことが出来ます。
さらに定数内での追加生産限界数を出しておくと「追加予約でこれだけ増えたら材料が足らなくなる」ということがわかるようになり、機会損失や現状生産数の把握にもつなげることが出来ます。
あくまで見える化は【現状把握が簡単にできる仕組み】を構築して【問題解決がすぐできる状態にする】というのが主の目的です。
最初は少し手間に感じるかもしれませんが、仕組みをしっかりと作りあげていけば業務効率は確実に上がります。結果、働きやすくなるということです。
働きやすい職場は、スタッフの働きやすさが上がり商品のクオリティーや顧客満足度・ひいては売上に直結します。つい慣れてしまうと疎かにしがちですが、見える化の仕組みを使って問題点にしっかり着目し、きちんと対応できる環境を整えていきましょう。
まとめ
いかがでしょうか。
今回はパティスリーの在庫チェックに！見える化とはとして
- 見える化とは
- 大事なのは「見える」ための仕組みを作ること
- パティスリーでの具体例
- 何のために使うかが重要
について解説を行いました。
【わかりやすい】【やりやすい】ここに意識を向けるだけで、職場環境や労働環境は変わります。勿論今は自分では管理できない問題もあるでしょう。
ですがシェフになると【職場環境づくり】は人材マネジメントにも関わる重要な要素です。人のせいには出来ません。今から少しずつ考え方や意識を学んでおき、自分の手の届く範囲の問題はサクッと解決出来る環境にして、気持ちよく仕事ができる良い環境づくりに励みましょう。
この記事が未来のシェフパティシエや、スイーツを愛する全ての人のためになりますように♪
それでは！
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